Of er btw op je vergoeding staat, hangt af van wie de vergoeding ontvangt. Gaat de vergoeding naar een persoon, dan zit er geen btw op. Gaat ze naar een bedrijf (of VvE) met een btw-nummer in het dashboard, dan komt er 21% btw bij. Het type laadstation of de naam "privé" of "zakelijk" bepaalt dat niet, de ontvanger wel.
Wie ontvangt de vergoeding, en wat betekent dat voor de btw?
De vergoeding gaat naar | Btw op de vergoeding |
Een medewerker (medewerkerslocatie, thuisladen) | Geen btw |
Een particulier met een eigen laadstation | Geen btw |
Een bedrijf of VvE met een btw-nummer in het dashboard | 21% btw erbij |
Een bedrijf of VvE zonder btw-nummer in het dashboard | Geen btw, de factuur vermeldt "VAT Exempt" |
Een bedrijf met een btw-nummer buiten Nederland | Btw verlegd (0%) |
Bij een medewerkerslocatie gaat de vergoeding altijd naar de medewerker als persoon. Er komt dan ook geen btw bij als de medewerker zelf een btw-nummer heeft.
Thuisladen voor medewerkers: welk tarief stel je in?
Het tarief op een medewerkerslocatie is precies het bedrag dat de medewerker per kWh ontvangt. Er komt geen btw bij en er gaat niets af. Dat staat ook zo in het dashboard: de kolom heet "Prijs per kWh (het tarief dat je hier invult wordt uitgekeerd)".
Wil je dat je medewerker terugkrijgt wat hij of zij thuis echt betaalt, stel dan het volledige kWh-tarief van de energieleverancier in, dus inclusief energiebelasting en btw. Prijzen die elders in het dashboard als "excl. btw" worden getoond, bijvoorbeeld bij tarieven voor openbaar laden, gaan over wat bestuurders betalen, niet over wat je medewerker ontvangt.
Voorbeeld: je medewerker betaalt thuis €0,30 per kWh inclusief btw en laadt 100 kWh.
Je stelt €0,30 in.
De medewerker ontvangt 100 × €0,30 = €30,00, zonder btw.
Stel je €0,25 in, dan ontvangt de medewerker €25,00. Het tarief pas je aan via Mijn locaties → Medewerker locaties: klik op het bewerk-icoon naast de medewerker en vul de "Prijs per kWh" in bij Prijsinstellingen bijwerken. Een nieuw tarief geldt voor sessies na de wijziging.
Gebruik je een dynamisch tarief, dan vul je bij "Percentage toeslag" 21 in om de btw te dekken die de medewerker aan de energieleverancier betaalt. Meer daarover in Het instellen van een dynamische vergoeding voor thuisladen.
Laadt je medewerker thuis met een zakelijke laadpas?
Dan zie je twee bedragen, en dat klopt:
De vergoeding aan de medewerker: het ingestelde tarief, zonder btw.
De laadpasfactuur aan het bedrijf: hetzelfde tarief plus 21% btw.
Voorbeeld: tarief €0,35, 100 kWh.
De medewerker ontvangt €35,00.
Het bedrijf krijgt een laadpasfactuur van €35,00 + €7,35 btw = €42,35, oftewel €0,4235 per kWh.
Het verschil is de btw op de laadpasfactuur. Die draagt E-Flux by Road af aan de Belastingdienst, en een btw-plichtig bedrijf kan die btw terugvorderen. Netto kost een kWh het bedrijf dan €0,35, precies wat de medewerker ontvangt. Niemand krijgt te veel of te weinig.
Vergoeding naar een bedrijf of VvE
De btw hangt af van het btw-nummer dat in het dashboard bij het account staat, onder Account instellingen → Organisatie → Accountgegevens en contact, in het veld "VAT nummer". Vul je een btw-nummer in, dan komt er 21% btw op vergoedingen voor sessies die daarna eindigen. Vergoedingsfacturen die al zijn opgemaakt, veranderen niet vanzelf. Wil je die laten corrigeren, neem dan contact op met support.
Waarom heb ik vergoedingen met en zonder btw?
Op hetzelfde account kunnen laadstations verschillende ontvangers hebben. Het laadstation op kantoor kan bijvoorbeeld uitbetalen aan het bedrijf (met btw), terwijl de thuislaadstations uitbetalen aan de medewerkers (zonder btw). Elke ontvanger krijgt een eigen vergoedingsfactuur.
Ben je zzp'er of ondernemer met een eigen laadstation?
Er komt alleen btw bij als je laadstation uitbetaalt aan een account dat als bedrijf is ingericht en een btw-nummer heeft. Staat je laadstation op een privéaccount, of is het een medewerkerslocatie van je werkgever, dan komt er geen btw bij, ook niet als je zelf een btw-nummer hebt.
Kan de vergoeding voor de thuislaadpaal van een medewerker naar ons bedrijf, met btw?
Ja, maar alleen door de ontvanger te wijzigen. Een btw-nummer toevoegen aan je account verandert niets aan een medewerkerslocatie, want daar gaat de vergoeding altijd naar de medewerker.
Wil je dat de vergoeding voor dat laadstation naar het bedrijf gaat, neem dan contact op met support. De locatie wordt dan een zakelijke locatie die uitbetaalt aan het bedrijfsaccount. Vanaf dat moment ontvangt het bedrijf de vergoeding, met 21% btw als het account een btw-nummer heeft, en krijgt de medewerker de vergoeding niet meer rechtstreeks. Hoe je de medewerker daarna zelf compenseert, regel je buiten E-Flux by Road.
Kan ik de ontvanger laten wijzigen?
Ja, maar niet zelf in het dashboard. Neem contact op met support. Een wijziging geldt voor de volgende vergoedingsruns en verandert geen facturen die al zijn opgemaakt.
Fiscale verwerking
Dit artikel beschrijft hoe E-Flux by Road de vergoeding berekent. Hoe je de vergoeding fiscaal verwerkt, bijvoorbeeld in je loonadministratie of btw-aangifte, bespreek je met je eigen adviseur.